Feedbackkultur

Regelmäßiges Feedback ist eine wichtige Möglichkeit, kontinuierlich zu lernen und Leistungen zu verbessern. Egal ob Noten in der Schule oder Personalgespräche im Unternehmen:  Rückmeldungen zur Wirkung auf Andere oder zur Qualität von erbrachten Leistungen helfen, Fehler und Chancen zu erkennen. Wenn eine Umgebung geschaffen ist, in der hierarchie- und teamübergreifend wie selbstverständlich wertvolles Feedback gegeben wird, spricht man von einer etablierten Feedbackkultur. 
Eine solche Kultur in einem Unternehmen einzuführen, birgt viele Vorteile. Der Wandel von rein hierarchischer Bewertung hin zu vertrauensvollem Feedback ist allerdings ein langfristiger Prozess, der einiger Planung bedarf. Wir erklären, wie und warum Unternehmen eine Feedbackkultur aufbauen können.

Was ist eine Feedbackkultur?

Feedback gibt es in den meisten Unternehmen regelmäßig – meist stehen halbjährlich oder zum Ende eines Jahres planmäßige Feedbackgespräche an, in denen Führungskräfte die Leistungen ihrer Mitarbeitenden bewerten und gemeinsam Ziele und Personalentwicklungsmaßnahmen planen. Solche Gespräche werden allerdings oft als reine Formalität abgearbeitet, und selten in ihrem Potenzial zum Beispiel für nachhaltige Entwicklung der Mitarbeitenden und Verbesserung von Prozessen ausgereizt.

Um diese Haltung abzulegen und eine allgemeine Wertschätzung für Feedback zu etablieren, stehen Unternehmen vor der Herausforderung, einen Kulturwandel zu schaffen. Voraussetzung für gutes Feedback ist unter anderem eine Grundeinstellung aller Mitarbeitenden, dass Fehler eine Chance zum Lernen sind und dass vor allem negatives Feedback deshalb so schnell und oft wie möglich geteilt werden sollte. 
Mitarbeitende müssen sich darauf verlassen können, dass sowohl Vorgesetzte als auch Peers sich die Mühe machen und Zeit nehmen, treffendes und hilfreiches Feedback zu formulieren, und dass negative Rückmeldungen vertraulich behandelt werden. Der Begriff Feedbackkultur wird deshalb oft synonym mit Vertrauenskultur verwendet.

Warum sollten Unternehmen eine Feedbackkultur etablieren?

In Unternehmen, die keine Feedbackkultur besitzen, liegt die Verantwortung zur Einschätzung und Bewertung von Mitarbeitenden und deren Arbeit alleine bei den Vorgesetzten. Diese haben teilweise weit weniger Einblick in das tägliche Doing des Teams als andere Teammitglieder, und oft nur in größeren Abständen Zeit für ausführliche Gespräche. So können z.B. Skill Gaps der Mitarbeitenden oder Probleme mit ineffizienten Arbeitsbedingungen längere Zeit unbeachtet bleiben. 

Wenn eine Feedbackkultur etabliert ist, sind Mitarbeitende motiviert, sich selbst so viel Feedback wie möglich einzuholen. Dadurch wird eine stetige Mitarbeiterentwicklung vorangetrieben und sowohl Skills und Prozesse als auch Team-Konstellationen können laufend optimiert werden. Mitarbeitende fühlen sich wertgeschätzt und geben gerne Input, wenn sie selbst konstruktives Feedback erhalten und ihr Feedback wiederum von anderen akzeptiert wird. 

Doch Vorsicht: Nicht jedes Feedback ist gleich gutes Feedback.

Was macht eine gute Feedbackkultur aus?

Eine gute Feedbackkultur bedeutet nicht nur, dass häufig Feedback gegeben wird. Werden Mitarbeitenden zum Beispiel lediglich ihre Fehler vorgeworfen, wird dies sicherlich weder das Arbeitsklima verbessern, noch zu aktiver Beteiligung einladen. 

Diese Tipps helfen dabei, gutes Feedback zu geben: 

• Regelmäßiges Feedback, z.B. wöchentliches Jour Fixe
• Nicht die Person bewerten, sondern Arbeit und Verhalten
• Konstruktiv und objektiv formulieren
• Ziele klar und erreichbar definieren
• Genug Zeit für Rechtfertigung, Anmerkungen und Nachfragen einplanen
• Nicht nur Kritik, sondern auch Lob äußern
• Auch als Führungskraft selbst offen für Feedback sein

Wichtig ist nicht nur, welches Feedback gegeben wird, sondern auch, wie es empfangen wird. So werden Rückmeldungen richtig entgegengenommen:

• Notizen machen
• Zeit nehmen, um Input zu reflektieren
• Vor allem auf Kritik nicht direkt emotional reagieren
• Fragen stellen
• Bei Unsicherheit zweite Meinung einholen
• Gemeinsam Verbesserungsvorschläge erarbeiten

Damit das ganze Unternehmen von einer Feedbackkultur profitiert, sollten Mitarbeitende nicht nur von ihren direkten Vorgesetzten Feedback erhalten. Auch Teammitglieder, Untergebene oder die Kundschaft können wertvolle Einblicke zur Arbeit und Außenwirkung einer Person liefern.

Welche Feedback-Methoden gibt es?

Es gibt viele unterschiedliche Formen von Feedback. Das klassische one-on-one Feedback zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden, in dem oft auch eine Selbsteinschätzung gefordert wird, bezeichnet man als 90° Feedback. Wenn auch Rückmeldungen von Gleichgestellten, Untergebenen und Kundschaft eingeholt werden, spricht man von 360° Feedback. 

Beispiele für Feedback-Instrumente und Kanäle:

• Face-to-Face Gespräch
• Virtuelles Gespräch, z.B. via Zoom oder Google Meet
• Anonymes Feedback, z.B. Umfragen, Vorschlagsboxen
• Schriftlich, z.B. Zeugnisse, Aushänge
• Digital, z.B. Kurznachrichten oder Emoji-Reaktionen
• Online-Umfragen, z.B. Google Surveys
• Produktivitätsauswertungen
• Belohnungssystem, z.B. Boni
• Skill Assessments, z.B. auf der Peers Skill Management Software

Je nach Umfang des geplanten Feedback-Prozesses können andere Verfahren angemessen sein. Bei einer unternehmensweiten Mitarbeiterbefragung ist zum Beispiel oft ein digitaler, anonymer Fragebogen passend, während Lob für einen Projekterfolg zum Beispiel in einer Team- oder Abteilungs-Routine geteilt werden kann. Dabei ist es am effizientesten, wenn Fortschritte mithilfe eines Skill Performance Dashboards in einer Software überblickt werden können.

Wie kann ich eine Feedbackkultur einführen?

Ein zentraler Schritt, um eine vertrauensvolle Feedbackkultur im gesamten Unternehmen einzuführen, ist, diese Top-Down aufzuziehen. Führungskräfte sollten zuerst geschult werden, effektiv Feedback zu geben und Kritik konstruktiv anzunehmen, um diese Einstellung an ihre Teams weitergeben zu können. Da Mitarbeitende oft erwarten, nur Feedback zu erhalten, aber gegenüber ihren Führungskräften nicht ohne negative Konsequenzen Kritik äußern zu können, müssen Vorgesetzte sich insbesondere motiviert und offen für Rückmeldungen zeigen.

Zudem muss geplant werden, wie, wo und in welcher Form Feedback eingeholt und erteilt werden soll. Hierzu kann ein Leitfaden erstellt oder ein digitales Tool aufgesetzt werden, das an die entsprechenden Feedback-Prozesse erinnert und unterstützt. Folgendes muss definiert werden:

1. Ziel des Feedbacks?
2. Beteiligte: Feedbackgebende und -nehmende?
3. Frequenz und zeitlicher Rahmen?
4. Kanäle und Instrumente?

Wenn Prozesse definiert sind, können diese von Führungskräften gemeinsam mit dem People Management bzw. der Personalabteilung an die einzelnen Teams und Mitarbeitenden kommuniziert werden. Es bieten sich z.B. Videos oder E-Learnings an, um Mitarbeitenden Prozesse und Hintergründe verständlich zu erklären.

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